No obstante, organizarlos puede parecer algo complejo y es por eso que en Sara te damos algunos consejos para que puedas realizar una planeación exitosa de tu evento sin morir en el intento.
- Establece el público y objetivo
Ante cualquier estrategia es de suma importancia definir el propósito que quieres alcanzar con la realización del evento. Establecer y tener claro el público meta va de la mano con este aspecto, ya que en la planeación debes tomar en cuenta los asistentes, de dónde son, si son colaboradores, socios, entre otros, y qué quieres lograr con la celebración del mismo.
Es importante que recuerdes que el objetivo debe ser realista y mensurable para, posteriormente, poder medir los resultados. - Establece el presupuesto
El presupuesto de un evento es una de las bases para que la organización y la realización del mismo sean exitosas, pues muchas decisiones dependerán de lo tengas disponible en términos económicos. - Fecha y lugar
La fecha y el lugar del evento es otro de los aspectos que más relevancia debes tomar al momento de la planeación. En primer lugar, escoger la época adecuada ya sea para una conferencia, fiesta o lanzamiento de un nuevo producto es de vital importancia para que tengas éxito; asimismo, el lugar determinará cuántos asistentes acudirán, la personalidad de la marca, el objetivo de la organización, entre otros.
Para escoger la ubicación también deben de tener en cuenta factores como qué tan fácil es el acceso, el clima y la capacidad del lugar.
- Difusión
Dar a conocer la celebración del evento corporativo es un paso importante para que atraigas al público adecuado y la asistencia sea exitosa. En este punto, puedes recurrir a medios de comunicación, redes sociales, influencers o expertos en marketing que ayuden a darle difusión. - Celebración del evento
Básicamente, este paso consiste en apegarte al cronograma de actividades previamente planeado y tener en cuenta que siempre pueden surgir contratiempos, por lo que es fundamental que estés preparado ante cualquier circunstancia no prevista originalmente. Este tipo de previsión te será de mucha ayuda para evitar que el evento y sus asistentes lo resientan de manera negativa en caso de que alguna surja. - Evaluación
Es necesario que, luego de que se lleve a cabo el evento, compruebes que los objetivos establecidos en el primer paso se hayan logrado, de ahí la importancia de que estos sean medibles; asimismo, debes identificar las áreas de oportunidad y poner especial atención en los aspectos que puedan mejorar dentro de la compañía.
En SARA® somos expertos en el desarrollo, planeación y logística de proyectos para que tu evento reúna lo mejor de lo mejor y se realice a la medida de tus necesidades. Visítanos y cuéntanos tus necesidades en sara.com.mx.